Le groupe Lefebvre Sarrut compte en son sein plusieurs grosses maisons d’édition (Francis Lefebvre, Editions Législatives, Dalloz..) qui fonctionnent toutes sur un modèle de création de contenu digitalisé, et de diffusion de ce contenu à travers différents canaux pour parvenir aux utilisateurs finaux.
Le challenge consistait à recréer “from scratch” l’outil permettant à ces quelques 2500 collaborateurs de rédiger, trier, archiver, diffuser l’ensemble de leurs travaux. Et si les habitudes ont la vie dure, une transition numérique bien opérée fût le moyen de rebattre les cartes dans leur propre domaine.
Le challenge
Lorsque le projet est lancé, le groupe travaille avec plusieurs outils distincts sans réelle interconnexion, ces derniers étant multipliés par autant de maisons d’édition qu’il y en a dans l’enseigne.
Les outils sont parfois très techniques, pas ou peu adaptés au métier, ce qui rend compliqué leur utilisation par les collaborateurs, avec des frais de formation élevés.
Les données de chaque maison ne sont pas stockées au même endroit, ce qui empêche leur administration conjointe. Pour quelques centaines de milliers de documents, la recherche prend parfois plus de 30 secondes !
La solution
Pour résoudre ces problèmes, Maespirit propose la réalisation d’un outil “tout-en-un”, sur mesure et adapté à leurs métiers, mais assez flexible pour prendre en charge les spécificités de chaque maison. L’ensemble des documents sera stocké au même endroit. Au travers d’un travail UX/UI d’envergure, la plateforme unique permettra aux utilisateurs d’administrer leurs documents, les trier, les diffuser et les suivre. Elle permettra également de gérer plusieurs dizaines de millions de documents, avec un temps de réponse de recherche toujours en dessous de la seconde.
D’autre part, Maespirit propose de développer un tout nouvel éditeur de texte, sur lequel les métiers pourront directement rédiger, et qui possèdera l’intégralité des outils dont ils ont besoin. Ce dernier permettra également des conversions vers des documents structurés, permettant la diffusion sous la forme de leur choix, que ce soit une newsletter, un journal ou même une page de site internet.
L’équipe Maespirit entre alors dans le vif du sujet, et démarre le projet par la réalisation de deux PoC (Proof of Concept) pour valider la faisabilité de la solution proposée. Le premier, confié à Renaud, le directeur technique, est de démontrer qu’il est possible par l’intermédiaire d’une architecture adaptée, de réduire drastiquement les temps de recherche, tout en augmentant exponentiellement le nombre de documents. Défi relevé avec brio, puisque le premier PoC réalisé avec 30 millions de documents propose des temps de recherche de l’ordre de 0,0003 secondes, soit 100 000 fois moins que les 30 secondes proposées par leur outil actuel, pour 10 fois plus de documents.
Le second concerne la réalisation d’un éditeur de texte riche, avec images, médias divers, formattage de texte et correction automatique, en suivant un modèle structuré de données imposé en XML qui permettra la diffusion automatique sur tout support. Pari réussi avec le tout premier jet de l’éditeur qui deviendra plus tard la pierre angulaire du projet.
Le projet est officiellement lancé. Ces PoC sont très importants au sein de projets innovants car ils permettent de démontrer la faisabilité à moindre coût, avec un minimum de ressources, et ainsi de partir dans la bonne direction. Ils sont à notre sens essentiels à la bonne réalisation d’une fonctionnalité challenge.
L’équipe Maespirit se charge alors d’imaginer, créer et proposer l’interface du futur du groupe. L’outil doit se vouloir très accessible, pour l’utiliser avec un minimum de formation, mais très complet, pour apporter une solution à l’ensemble des besoins du groupe. Au travers d’ateliers avec le client, Franck, notre directeur de création, s’implique dans les métiers de l’entreprise, afin d’en comprendre les moindres besoins. Avec son équipe, il imagine une charte graphique chaleureuse et moderne, avec une architecture évidente pour les personnes qui seraient amenés à travailler avec. Dès les premières présentations, le client est conquis.
Le développement
Pour accélérer la réalisation de cet énorme projet, le client décide de combiner ses propres ressources en interne, une ESN, ainsi qu’un Scrum Master aux forces de Maespirit. En interne, les équipes se chargeront de produire l’architecture technique sur la base de nos recommandations initiales. L’ESN, elle, intégrera les maquettes fournies par Maespirit, tandis que nous développerons l’éditeur de texte riche au complet.
Au travers de sprints de 2 semaines, dans une équipe de plus de 100 personnes, c’est à l’écoute des métiers que le projet verra le jour. Il était primordial pour nous d’avoir une oreille attentive auprès de nos utilisateurs finaux. Chaque semaine, nous étions amenés à faire pivoter, adapter, améliorer des fonctionnalités de l’éditeur, pour se plier à leurs besoins. L’expérience fût riche tant pour eux que pour nous, et le produit final, adopté par tous.
L'impact
Grâce à ce projet, le groupe a pu réaliser des économies substancielles sur la formation de ses collaborateurs, et grâce à leur toute nouvelle efficacité. Pour certains métiers, leur temps sur des tâches sans valeur s’est vu complètement disparaitre, leur débloquant ainsi les deux tiers de leur semaine sur des sujets à forte valeur ajoutée. La satisfaction collaborateur s’en est également vue largement améliorée.